Zo richt je een Claude Project in voor je bedrijf

Veel bedrijven gebruiken AI inmiddels ad hoc: een vraag hier, een prompt daar. Maar de echte winst zit in structureel gebruik: een omgeving waarin de AI je bedrijf kent, je toon aanhoudt, en je documenten kan raadplegen zonder dat je elke keer opnieuw moet uitleggen wie je bent.

Claude Projects biedt precies dat. Je geeft Claude vaste instructies en uploadt relevante documenten, zodat elke sessie direct productief is. Maar wat zet je er dan precies in? En wat niet?

Dit blog geeft een concreet antwoord, met B&G Catering als voorbeeld. Het is bruikbaar voor elk bedrijf dat Claude structureel wil inzetten.

Hoe een Claude Project werkt

Een project bestaat uit twee onderdelen: instructies en documenten.

De instructies zijn een vaste tekst die Claude bij elke sessie als startpunt gebruikt. Zie het als een briefing die je een keer schrijft en daarna nooit meer hoeft te herhalen. Hier stel je in wie je bent, wat de toon is, hoe Claude moet redeneren en wat de vaste spelregels zijn.

De documenten zijn bestanden die je uploadt: prijslijsten, arrangementen, procedures, voorbeeldoffertes. Claude kan die raadplegen tijdens een gesprek. Je hoeft ze niet steeds opnieuw te plakken.

Het onderscheid is belangrijk: instructies zijn voor gedrag en context, documenten zijn voor inhoud en referentiemateriaal.

De instructies: wat erin hoort

De instructies zijn het fundament. Ze hoeven niet lang te zijn (een pagina is meer dan genoeg), maar ze moeten volledig zijn op vier punten.

1. Wie is het bedrijf

Niet een reclametekst, maar de feitelijke context die Claude nodig heeft om goed te kunnen werken.

Voor B&G zou dat er zo uitzien:

B&G Catering is een cateringbedrijf en partyservice gevestigd in Harskamp. Het bedrijf maakt deel uit van B&G Food Group BV, samen met Slagerij ‘t Pleintje. Het bedrijf heeft circa 30 medewerkers (vast, oproep en uitzend) en bedient zowel particuliere klanten (bruiloften, jubilea, recepties) als zakelijke klanten (bedrijfsevents, bedrijfsrestaurant, open dagen). B&G werkt met lokale producten en eigen slagerij, dat is een belangrijk onderscheidend element in klantcommunicatie.

Kort, feitelijk, bruikbaar.

2. Toon en stijl

Claude past zijn schrijfstijl aan op basis van instructies. Zeg expliciet hoe de communicatie van het bedrijf klinkt.

Communicatie is warm, persoonlijk en direct. Geen formeel zakelijk taalgebruik, maar ook geen informele omgangstaal. Klanten worden aangesproken met ‘u’. Offertes en brieven zijn vriendelijk maar professioneel. Vermijd jargon en houd zinnen kort.

Als er meerdere soorten communicatie zijn (klantmails anders dan interne instructies voor rijders, bijvoorbeeld), benoem dat onderscheid dan expliciet.

3. Wat Claude wel en niet doet in dit project

Dit klinkt overdreven, maar het voorkomt verwarring. Als dit project is ingericht voor offertes en ISO-documenten, zeg dat dan. Claude zal dan ook buiten die taken kunnen helpen, maar de primaire focus is helder.

Dit project wordt gebruikt voor drie doeleinden: (1) het schrijven van conceptoffertes voor catering-aanvragen, (2) het opstellen van instructies en briefings voor rijders en evenementteams, en (3) het uitwerken van documentatie voor de ISO 9001-implementatie. Claude baseert zich altijd op de documenten in dit project. Als informatie ontbreekt, vraagt Claude ernaar in plaats van zelf iets te verzinnen.

Die laatste zin is belangrijk. Het voorkomt dat Claude een tarief of arrangement bedenkt dat niet bestaat.

4. Vaste spelregels

Kleine praktische afspraken die elke keer terugkomen. Voor B&G zijn dat bijvoorbeeld:

• Offertes bevatten altijd een introductiezin die aansluit bij het specifieke event van de klant, geen generieke opening.
• Prijzen worden nooit afgerond of geschat: gebruik altijd de tarieven uit de prijslijst in dit project.
• ISO-documenten volgen de vaste opmaak: documenttitel, versienummer, datum, auteur, en een versiehistorietabel aan het einde.
• Rijdersinstructies zijn altijd genummerd per stop, inclusief bijzonderheden en contactnummer per locatie als dat beschikbaar is.

De documenten: wat je uploadt

De documenten zijn de inhoudelijke kennisbank van het project. Claude doorzoekt ze actief tijdens een gesprek. Wat je uploadt, hangt af van wat je met het project doet, maar voor B&G zijn er vier categorieën die direct waarde leveren.

Categorie 1: Assortiment en tarieven

Dit is de meest gebruikte referentie voor offertes. Upload een overzicht van alle arrangementen, producten en bijbehorende tarieven. Houd dit actueel: een verouderde prijslijst in het project leidt tot offertes met verkeerde bedragen.

Wat je uploadt:

• Actuele tarieven per arrangement (buffet, BBQ, gourmet, borrel, lunch)
• Overzicht beschikbare opties per categorie
• Eventuele minimale afnames of staffelprijzen
• Bezorgkosten of toeslagen voor locaties buiten een bepaalde straal

Formaat: een overzichtelijk Word- of PDF-document. Claude leest beide.

Categorie 2: Voorbeeldoffertes

Upload twee of drie offertes die goed zijn ontvangen en representatief zijn voor hoe het bedrijf communiceert. Claude gebruikt die als stijlreferentie, niet om te kopieren, maar om de toon, opbouw en detailniveau te leren kennen.

Kies variatie: een kleine particuliere offerte, een grotere zakelijke offerte, en bij voorkeur een voor een specifiek type event zoals een bruiloft. Anonimiseer klantgegevens als je dat prettig vindt.

Categorie 3: ISO 9001-documentatie

Voor het ISO-traject is het handig om de al uitgewerkte documenten in het project te hebben. Claude kan dan bij een nieuw document aansluiten op de opmaak, de terminologie en de structuur van eerdere documenten.

Wat je uploadt:

• De al afgeronde QMS-documenten (context, kwaliteitsbeleid, toepassingsgebied, rollen, risicobeheer)
• De opmaakrichtlijnen: lettertype, koppenstructuur, hoe een versiehistorietabel eruitziet
• Een leeg template als dat beschikbaar is

Als Claude een nieuw document schrijft (zeg een procesbeschrijving voor de offerteprocedure), kan het dat direct in de juiste stijl en structuur opleveren zonder dat je dat elke keer opnieuw hoeft te instrueren.

Categorie 4: Praktische bedrijfsinformatie

Dit zijn de documenten die niet direct voor klanten zijn, maar die Claude nodig heeft om interne taken goed te doen.

Denk aan:

• Een lijst van vaste afleveradressen voor zakelijke klanten (bedrijfsnaam, adres, contactpersoon, bijzonderheden zoals laadtijden of toegangsregels)
• Een overzicht van medewerkers en rollen, niet voor privacygevoelig gebruik, maar zodat Claude weet wie welke functie heeft en instructies de juiste namen bevatten
• Een lijst van vaste leveranciers of partners als die relevant zijn voor interne communicatie

Wat je er niet in zet

Even belangrijk als wat je wel uploadt.

Geen gevoelige persoonsgegevens van klanten. Offertegeschiedenis met namen, adressen en bestelbedragen van individuele klanten hoort niet in een AI-project. Dat geldt ook voor betalingsinformatie of klachtendossiers. Gebruik Claude voor het proces, niet als opslagplek voor klantdata.

Geen verouderde informatie. Een prijslijst van vorig jaar, een oud arrangement dat niet meer bestaat, een medewerker die er niet meer werkt: zorg dat wat in het project staat klopt. Verouderde context leidt tot output die je altijd moet corrigeren, en dat ondermijnt het vertrouwen in de tool.

Geen overbodige documenten. Meer is niet beter. Een project met twintig documenten waarvan Claude er vijftien nooit nodig heeft, maakt het er niet beter op. Begin met de vier categorieën hierboven en voeg alleen toe wat je daadwerkelijk mist in de praktijk.

Een praktisch startpunt

Als je morgen een project wilt inrichten, is dit de minimale startset:

Instructies (schrijf dit zelf, een pagina):

• Bedrijfsomschrijving in vijf zinnen
• Toon en stijlrichtlijnen
• Wat dit project voor doet
• Vier of vijf vaste spelregels

Documenten (upload deze bestanden):

• Actuele tarieven- en productlijst
• Twee voorbeelddocumenten als stijlreferentie
• Een afgerond kwaliteitsdocument als opmaakvoorbeeld
• Lijst van vaste contacten en adressen

Dat is genoeg om direct productief te zijn. Je kunt het project altijd uitbreiden als je merkt dat Claude informatie mist die je steeds opnieuw moet aanleveren, dat is het signaal dat er iets bij moet.

Wat het oplevert

Het klinkt als werk vooraf. Dat is het ook, maar het is eenmalig werk. Als het project eenmaal staat, werkt elke sessie direct. Geen uitleg, geen herhaling, geen output die de verkeerde toon heeft of gegevens bevat die je niet herkent.

Voor B&G betekent dat concreet: de officemanager opent het project, schrijft “bruiloft 180 personen, 14 juni, buffet en BBQ, klant wil ook dranken, locatie in Ede”, en krijgt een conceptofferte die aanvoelt als B&G. De chef catering opent het project, geeft het evenementschema door, en krijgt een heldere briefing voor zijn team. De kwaliteitsmanager beschrijft een proces, en krijgt een kant-en-klare procesbeschrijving in de juiste opmaak.

De tool werkt al. Het project maakt hem structureel.

Wilt u weten hoe u een Claude Project inricht voor uw eigen organisatie? House of Data helpt bij de inrichting, de instructies en de koppeling met uw bestaande processen.