Vast budget, flexibele scope: wat doe je als 27% verbruikt is en je nog negen weken hebt?

Halverwege een MDM-opdracht zat ik in deze situatie. Het budget was deels verbruikt, de doorlooptijd voor meer dan de helft, en de scope nog niet vast. Geen crisis. Wel een moment om hard om te schakelen.

De situatie in cijfers

Een Statement of Work voor een Master Data Management Phase 1 ging uit van vast budget en flexibele scope. Negen weken na de officiële start was 27% van het budget verbruikt. Onder de motorkap iets meer, want een aantal uren was via een parkeercode geboekt en moest nog worden toegerekend aan activiteiten in de SoW. Op doorlooptijd stond de teller op ongeveer de helft.

De eerste milestone liep uit. De tweede workshop met de Data Owners stond niet gepland. Het scope-document was nog een concept van een paar weken oud. Het team werkte hard, maar de richting was diffuus.

Drie principes om mee te beginnen

De opdracht codificeerde wat we eigenlijk al wisten, maar nog niet hadden uitgesproken.

Vast budget, flexibele scope. Dat staat in de SoW. Het betekent dat we de scope herschikken binnen het budget, niet dat we extra budget vragen omdat de scope groter is dan we dachten. Dit principe is alleen werkbaar als je de scope ook echt durft te knippen.

Progress over perfection. Niet streven naar volledigheid per proces. Tien handleidingen en tien dataquality-regels per proces is al een grote stap. De product owner had die zin uitgesproken in de eerste echte sturingscall, en het bleek het scherpste handvat dat we hadden.

80/20 op de lange tabellenlijst. Achttienhonderd tabellen in het bronsysteem, ongeveer honderd dragen 80% van het werk. Begin daar.

De trechter

Met deze drie principes konden we een Scope Note v2 schrijven die expliciet maakte wat in en uit zat. We kozen een pilotdomein op basis van momentum, niet op basis van strategisch belang. Het domein waar de approval-flow al in ontwerp lag, en waar een steward al was voorgedragen. Pilots draaien op kracht, niet op argument.

Voor de overige domeinen werd een tweede laag in de scope-baseline opgenomen: zichtbaar, geprioriteerd, maar niet vandaag uit te werken. Dat is de kunst. Niet wegmoffelen, maar ook niet vandaag aan beginnen.

Toen we de Scope Note v2 voor het eerst aan de product owner lieten zien, stond er een zin in die ze daar zelf ooit had uitgesproken: progress over perfection. Ze keek even, en zei: dit is precies wat ik bedoelde, maar ik had het zelf nog niet zo opgeschreven. Vanaf dat moment hadden we een gemeenschappelijke taal.

Waar het een PM-discipline wordt

Vast budget en flexibele scope wordt vaak verkocht als de comfortabele variant voor de klant. Voor een PM is het een zwaardere variant. Je moet elke week aan de scope meten of het budget volgens plan loopt en zo nodig herschikken. Dat is iets anders dan voortgang rapporteren. Het is herinrichten op basis van wat je nu weet.

Een paar concrete dingen die hielpen:

• Een buffer van rond de 8% van het budget oormerken voor onvoorzien en nieuwe change requests, zichtbaar in de planning.
• Voor elke wijziging een korte CR opstellen met scope-impact en uren-impact, zodat besluiten herleidbaar zijn.
• Een wekelijkse 30-minuten-call met de sponsor over budget en scope, los van de inhoudelijke voortgang.

Wat ik niet zou doen

Een budget-gesprek vermijden tot de eindrapportage. De klant ervaart dat als een mededeling, niet als een keuze. Een sponsor wil meegenomen worden in het schuiven, niet erop afgerekend worden achteraf.

Of de scope laten zoals hij was en hopen dat het team versnelt. Versnellen op een onduidelijke scope leidt tot drukte zonder beweging. Eerst trechteren, dan versnellen.

Geen zachte variant

Vast budget en flexibele scope is geen zachte variant van projectsturing. Het is een PM-discipline waarbij je elke week durft te herschikken op basis van wat je weet. Wie dat niet durft, levert een eindrapportage met de mededeling dat het budget op is.

De keuze om vroeg te trechteren is achteraf zelden de moeilijke keuze. Het is de keuze om te trechteren terwijl het team nog vol overtuiging in de oude scope werkt. Daar zit het PM-werk.